Tietosuojaseloste

Tietosuojakäytännöt

Nivala-Haapajärven seutu NIHAK ry
Pajatie 5, 85500 Nivala

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme henkilöstöstämme ja asiakkaistamme taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyyden sekä henkilötietojen suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietoja vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme henkilöstö- tai asiakassuhdetta tai muuta niihin verrattavaa suhdetta. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

1. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Talouspäällikkö
Nivala-Haapajärven seutu NIHAK ry
Pajatie 5 85500 Nivala
seutukunta@nihak.fi

2. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

2.1. Henkilöstörekisteri
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka yhdistyksen ja työntekijän välisen työsuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
• Palkkojen ja palkkioiden maksu
• Pöytäkirjat
• Henkilöstöviestintä

2.2. Asiakasrekisteri
Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja yhdistyksen välillä solmitun sopimuksen, taikka yhdistyksen ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
• Kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi
• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• Analysointi ja tilastointi

3. Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät

3.1. Henkilöstörekisteri
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
• rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
• demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,
• mahdolliset luvat ja suostumukset
• palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
• muut henkilöstön suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva

3.2. Asiakasrekisteri
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
• asiakasyrityksen nimi, osoite ja y-tunnus,
• asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot

4. Säännönmukaiset tietolähteet

4.1. Henkilöstörekisteri
• Henkilöstöltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:
• Verohallinnosta, Eläkevakuutusyhtiöstä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

4.2. Asiakasrekisteri
• Rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla,
• erilaisten yritysneuvonta- ja yrityspalvelutoimenpiteiden yhteydessä suoraan rekisteröidyltä
Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:
• YTJ, PRH, Asiakastieto ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

6. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Olemme ulkoistaneet henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle (kirjanpito, laskutus, palkanlaskenta ja tilintarkastus), jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.
• Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:
Nivala-Haapajärven seutu NIHAK ry
Pajatie 5
85500 Nivala

tai sähköpostitse osoitteeseen seutukunta@nihak.fi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse seutukunta@nihak.fi.
Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse seutukunta@nihak.fi.
Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse seutukunta@nihak.fi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse seutukunta@nihak.fi.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.

11. Evästeet ja muu seuranta nihak.fi-sivuilla

Nihak.fi -internetsivut hyödyntävät evästeitä sekä vastaavia selainteknisiä toimintoja. Evästeiden kautta saamme käyttäjistä analytiikkaa ja sitä kautta pystymme kehittämään sivustoamme. Oletusarvoisesti selaimesi evästeet säilyvät yhden kuukauden, ellet poista niitä erikseen. Evästeiden poistaminen onnistuu selaimesi asetuksista.